Om vi byggde bolaget idag: hur skulle vi göra då?

På bilden: Erica Gavefalk och Robin Kling.

Trenden är tydlig: organisationer som vill få ut mer av AI behöver ledare som vågar ompröva hur verksamheten fungerar genom att tänka om, tänka nytt och bygga om från grunden. Att införa AI handlar förvisso om teknik och nya verktyg, men primärt om förändringsarbete, människor, processer och affären.

– Om vi byggde vår organisation idag, med de möjligheter AI ger oss, hur skulle vi göra då? Den frågan vidgar perspektivet. Plötsligt handlar det inte bara om hur AI kan effektivisera det vi gör, utan om hur vi kan bygga verksamheten på ett helt annat sätt, säger Robin Kling, grundare av Mpya Digital.

Invanda strukturer och beprövade arbetssätt – att våga ifrågasätta rådande ordning är onekligen en utmaning. Men förutsättningarna förändras, inte minst i kölvattnet av AI-boomens framfart.

– Att ta sig tid att reflektera över om den legacy vi har i bolaget fortfarande är rätt för organisationen, och vad som behöver förändras, är väl investerade timmar. Men för att ifrågasätta gamla system krävs mod. Om man inte vågar tänka större blir det lätt många små experiment som man lägger ovanpå gamla system - men inget riktigt helhetsgrepp, säger Robin Kling.

AI-utvecklingens hastighet får många att tveka inför att satsa stort eller ta in nya verktyg, av rädsla för oanade konsekvenser. Men att välja att inte agera kan på sikt få ännu större och mer negativa konsekvenser.

– Etablerade bolag har mycket att ta hänsyn till. Men det får inte bli ett skäl att stå still. Här finns inspiration att hämta från startups som ofta är vana vid att testa, tänka om och utmana sådant som andra tar för givet, säger Erica Gavefalk, medgrundare till Mpya Digital AI.

– Alla bolag behöver inte ligga längst fram i varje teknikutveckling. Det viktiga är att förstå var AI kan skapa värde i den egna verksamheten, och att det inte räcker att lägga ett nytt tekniskt lager ovanpå det gamla.

AI får inte bli ännu ett IT-projekt

Om man inte tänker igenom vilka förändringar som krävs är det lätt att AI blir en samling enskilda projekt som hamnar på IT-avdelningens bord. Men för att AI ska göra verklig och värdefull skillnad måste förändringen beröra hela organisationen – från teknik och kärnverksamhet till ekonomi, försäljning, HR och ledning. Transformationen måste ägas av hela organisationen.

Den stora skillnaden mellan AI och hur man traditionellt har hanterat tekniska språng ligger i ordningen. AI-tekniken finns redan tillgänglig, men det innebär inte att den automatiskt är införd eller integrerad i kundens verksamhet. Även det tekniska införandet kräver arbete, samtidigt som människor, arbetssätt och organisation behöver utvecklas för att tekniken ska skapa verkligt värde.

Fråga först vad som faktiskt behöver göras

I grunden handlar det om enablement – att skapa förutsättningar för organisationen att faktiskt använda tekniken och få effekt av den. Det handlar också om transformation: att hjälpa organisationer att tänka nytt kring hur de ska arbeta framåt.

– Målet är inte bara att effektivisera den verksamhet man har idag. Förhoppningen är att nya arbetssätt också ska kunna lyfta affären och skapa nya möjligheter. Men för att nå dit måste man börja konkret, förklarar Robin.

Kan AI avlasta delar av de administrativa arbetsuppgifterna och på så sätt frigöra tid för kärnverksamheten, kunderna, affären och intäktsskapande aktiviteter? Det är ofta ett bra första steg: identifiera manuella och repetitiva arbetsflöden och se vad som kan automatiseras eller effektiviseras.

– Här dyker frågan upp igen: Om vi startade vårt bolag idag – hur skulle vi bygga det då? Vilka processer skulle vi ha? Vilka verktyg skulle vi använda? Hur skulle organisationen se ut? Vilka arbetsuppgifter skulle människor göra? Och framför allt: Varför gör vi saker på det sätt vi gör idag?

Enligt Robin handlar det om att lyfta blicken och inte bara fortsätta optimera det man redan har.

– Vår roll är att förstå våra kunders processer och tillsammans identifiera var AI, automation och andra tekniker kan skapa störst värde.

Ledare måste också våga vara sårbara

För att AI ska bli en naturlig del av verksamheten krävs det att personer högt upp i organisationen tar rollen som förebilder och går före med gott exempel. Dels handlar det om att visa hur de själva använder AI, dels om att våga visa att de inte kan allt.

– Oron som AI kan generera finns på många nivåer. Därför är det viktigt att ledningen skapar trygghet och visar att AI inte bara handlar om effektivisering, utan också om att hjälpa människor att utvecklas och arbeta på nya sätt, säger Erica.

Ett effektivt sätt att skapa engagemang är att låta medarbetare dela med sig av vad de själva har gjort med AI. Visa konkret hur någon har effektiviserat sitt arbete, sparat tid eller förbättrat kvaliteten.

Det svåra är inte att börja använda AI

Det svåra är att förändra hur man arbetar. Genom att skapa en struktur för att förstå utvecklingen, testa möjligheter och steg för steg bygga kompetens kan organisationen fokusera på det som skapar störst värde. För medarbetarna kan det innebära att arbetet blir både enklare och roligare.

För till syvende och sist handlar AI-transformation inte bara om vilka verktyg organisationen använder. Det handlar om att våga fråga varför man gör saker på det sätt man gör – och om man skulle bygga verksamheten på samma sätt idag.